Методы эффективного планирования времени
В современном мире наибольшую ценность имеют не деньги, не золото, не бриллианты, а информация и… время. Да-да, время. И в этом большой парадокс прогресса. С одной стороны мы имеем множество средств, чтобы это самое время экономить. Мы предпочитаем есть в ресторанах и кафе, дома частенько готовим из полуфабрикатов, а всю «грязную» работу за нас делает бытовая техника. Нам не нужно тратить драгоценное время на дорогу, чтобы встретиться с партнёрами по бизнесу, да и с близкими людьми тоже – достаточно поднять трубку телефона или войти в электронную почту (ICQ, социальную сеть). Мы всё чаще посещаем не реальные, а виртуальные магазины, банки, туристические агентства.
И всё же всем нам безумно не хватает времени! На работу, на общение с семьёй, на хобби, в конце концов, на самого себя. А такое благо как доступность огромного количества информации в итоге оборачивается против нас – мы тонем в её обилии.
Принцип «быть самим собой»Проштудировав множество книг и пособий по тайм-менеджменту, я поняла, что мне наиболее близки взгляды американской писательницы Джулии Моргенстерн. В книге «Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью» она провозглашает принцип «изнутри наружу». Я предпочитаю использовать более понятную фразу: «Быть самим собой».
Большинство книг по тайм-менеджменту призывают нас, постараться «впихнуть» в свой день как можно больше дел. На мой взгляд, полноценно использовать время – не означает успевать больше. Эффективно использовать время означает правильно проживать свою жизнь. Но это «ПРАВИЛЬНО» для каждого из нас имеет свой индивидуальный смысл. Джулия, и я вместе с ней, не призываем трудиться 24 часа в сутки и наполнять каждую свою минуту важными делами. Бездельничать и лениться тоже нужно! К тому же важные дела у всех свои. Вы не должны больше/меньше работать или больше/меньше развлекаться, Вы должны быть тем, кто Вы есть на самом деле.
Что нам мешает эффективно использовать время?На самом деле, любой человек способен научиться управлять своим временем, своим расписанием, наконец, своей жизнью. Для этого нужно лишь остановиться (а именно это так непросто в нашей суматошной действительности!) и подумать: «А что же мне мешает жить так, как я хочу?». Для того чтобы легче было найти ответ, я предлагаю читателям МирСоветов рассмотреть наиболее типичные преграды на пути эффективного тайм-менеджмента.- Технические ошибки. Вы просто не знаете, как можно планировать своё время, и Вам нужно освоить пару приёмов и методов. Например, самый простой совет – каждое утро набрасывать план дня на листе бумаги.
- Внешние факторы. Наша жизнь зависит не только от нас самих, но и от множества внешних моментов. Возможно, сам по себе Вы очень дисциплинированный человек, но окружение как будто только и существует, чтобы нарушать Ваши планы.
- Психологические препятствия. Здесь придётся покопаться в себе. Возможно, Вы не делаете что-то только потому, что считаете это занятие бессмысленным, скучным, ненужным…
Технические ошибки Начнём с простого и разберём, какими бывают технические ошибки.
Итак, перед Вами стоит задача, но Вы никак не можете приступить к её выполнению или приступаете, но толку совсем мало.Я всегда мечтала изучать английский язык, и в разные периоды жизни это удавалось мне с переменным успехом. Уходя в декрет, я размышляла над тем, что как только ребёнок вылезет из пелёнок, наконец, займусь своим английским. Но не тут-то было. Ребёнок рос и уже не требовал столько внимания, как в первые месяцы, но времени на «воскрешение» языка всё не находилось. Прочитав книги Моргенстерн, я поняла – почему. Для выполнения задачи не отводится конкретного времени. Конечно, самый первый шаг – это составить список важных дел на сегодня/перечень задач на месяц/целей на ближайший период жизни. Этим, правда, многие и ограничиваются, не задают себе вопрос «Когда же я буду это делать?». Традиционное «начну с понедельника» явно не прокатывает.Я решила, что начну заниматься , когда ребёнок «подрастёт». Конечно, это было уж слишком расплывчато. Вариант «начну со следующей недели» не сработал. Тогда я поставила себя в более жёсткие рамки: «с завтрашнего дня», причем выбрала конкретное время – во время дневного сна дочки. Для выполнения задачи отводится неподходящее время. Если Вы чётко определили саму задачу и время её выполнения, но дело так и не сдвинулось с мёртвой точки, возможно, выбранное время не самое удачное. Например, мы все делимся на «жаворонков», «сов» и «соловьёв» в зависимости от того, в какое время суток мы наиболее активны. Если Вы «сова», то естественно, не стоит назначать решение важных вопрос на утренние часы. Начните свой рабочий день попозже, Вы обязательно всё наверстаете вечером.Мне казалось, что выбрать для сосредоточенных занятий время, когда ребёнок спит, очень логично и правильно. Однако именно в это время мои биологические часы были настроены на обед, а после даже лёгкой трапезы моя голова уже «не варила». К тому же, было сложно предугадать, сколько проспит дочка на этот раз (1-2,5 часа), и я не могла заранее запланировать объем материала, который хочу изучить сегодня. Тогда я решила заниматься поздним вечером, когда вся семья ложится спать, что подходит мне как «сове». Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.Большинство людей стараются втиснуть в свой день слишком много дел, которые просто нереально выполнить за то время, пока человек бодрствует. А в конце дня мы бываем сильно разочарованы и даже демотивированы тем, что не успели и половины намеченного.
Впрочем, бывает и обратное – мы быстро справляемся с запланированным, а потом «убиваем» оставшееся время в бессмысленных занятиях (например, играем в компьютерные игры, бродим по социальным сетям).По вечерам дела пошли лучше, но вместо запланированных 1,5 часов я просиживала по 2-2,5 и уходила за полночь. Это было легко для меня как для «совы», но каждое утро дочка будила меня гораздо раньше, чем этого хотелось мне, и я чувствовала себя разбитой. Задача чрезмерно сложна. Большие сложные задачи просто пугают нас, мы не знаем, с какого боку к ним подступиться. Наверняка, каждый из читателей МирСоветов хотя бы раз в своей жизни оказывался в подобной ситуации: Вы открываете шкаф, переполненный вещами, которые следует привести в порядок, и в ужасе захлопываете его, говоря себе «в следующий раз».Так случилось и со мной. Я много раз начинала занятия английским, пролистывала несколько страниц учебника, а потом меня придавливала к земле вся важность и объёмность задачи «выучить английский».
Свою огромную задачу я разделила на большие задачи – подкорректировать произношение, повторить грамматику, пополнить лексикон. Каждую большую задачу на ряд поменьше, ещё меньше, ещё меньше. Подкорректировать произношение вылилось на сегодня: поработать над звуком [i:], послушать аудиозапись и почитать слова с его использованием. Вы не можете вспомнить, что должны сделать. Как часто мы рассчитываем «В перерыве/в выходной обязательно сделаю то-то». И забываем. Нельзя полагаться только на свою память, обязательно используйте ежедневник, где будете фиксировать все свои дела.В течение дня, когда дочка увлеченно играла или сама ела йогурт, я думала, что хорошо бы повторить то, что было пройдено вчера или заучить десяток новых слов. Но пока я размышляла, а что именно сейчас могла бы сделать, дочка уже настойчиво начинала требовать моего внимания.
Выход оказался прост: во время вечерних уроков на самоклеящихся стикерах я записывала, к чему бы хотелась вернуться завтра на возможной «пятиминутке».  Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.Проиллюстрирую эту ошибку всего одним статистическим наблюдением: обычный американский руководитель ежегодно тратит в среднем 6 недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, в архивах и папках. И применение электронных баз данных, к сожалению, при неумелом использовании не уменьшает проблему.Моё рабочее пространство обычно хорошо организованно, пожалуй, единственное, что я сделала – это собрала на одной полке стеллажа все словари, учебники, рабочие тетради по английскому языку. Причем я могла взять любую книгу, не вставая из-за письменного стола, достаточно было протянуть руку. К тому же все мои электронные документы по изучению английского языка упорядочены по нескольким категориям. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи. А может Вы просто не тот?! Признаться в этом не всегда означает признание в слабости и некомпетентности. Избавившись от скучных, сложных или просто неприятных занятий, Вы сможете посвятить себя тому, что Вы действительно умеете и любите.Возможно, я не обладаю выраженными языковыми способностями, но отказываться от изучения английского пока не собираюсь. А вот за помощью к своей подруге-преподавателю английского языка я всё-таки обратилась. Мне очень не нравится для себя самой подбирать упражнения, да и проверять их на правильность выполнения тоже. Моя подруга с удовольствием помогает мне в этом, высылая на электронную почту задания на тему, о которой я прошу. Итак, мы рассмотрели основные технические ошибки при планировании времени, теперь пришёл черёд для устранения их в собственной жизни. И если Вам уже удалось справиться с этими ошибками, но Вы всё ещё не успеваете самого важного в своей жизни, попробуйте проанализировать своё окружение.
Внешние факторы при планировании времени Все мы, к счастью, живём не по одиночке, а среди людей, которые, к несчастью, иногда вмешиваются в наши планы. К тому же, жизнь частенько подкидывает нам обстоятельства, с которыми приходится считаться и под которые необходимо подстраиваться.
Вы взяли на себя слишком много.Зачастую нам только кажется, что задача, за которую мы хотим взяться, непомерна. Стоит лишь освоить приёмы эффективного планирования времени. Но иногда задача действительно слишком тяжела и нереальна.Марина всегда жила «на полную катушку» и ставила перед собой много задач. Вот и сейчас она работала (на позиции начальника отдела продаж), получала второе высшее образование, растила двоих детей, посещала бассейн и всегда находила время для общения и отдыха с мужем. Но на этой неделе муж уехал в командировку, и весь объём домашних дел лёг на плечи Марины (например, он забирал детей из школы и закупал продукты для дома). Конечно, это было не столь тяжело, если бы у Марины не поджимали сроки с курсовым проектом в ВУЗе. «Только бы ничего не случилось на работе», – думала Марина, уже не зная, за что хвататься в первую очередь. В таких ситуациях, как оказалась Марина, стоит немного пожалеть себя: отложить некоторые дела и снизить планку по качеству выполнения оставшихся задач. Марина, например, могла бы до возвращения мужа отменить свои походы в бассейн, а на ужин готовить незамысловатые блюда.
Вы устали или заболели. Все мы – от официанта до генерального директора – живые люди, с которыми случаются перепады настроения, депрессии, различные болезни. Необходимо учитывать это и не работать «на износ». При таком стечении обстоятельств рекомендую читателям МирСоветов отгородиться от дел на день (или на тот период, что требуется Вам), не бойтесь, Вы всё наверстаете, когда почувствуете себя хорошо.Сергей устроился на новую работу со сменным графиком «день – ночь – отсыпной – выходной». После трудовой ночи он или вовсе не ложился спать, или «проваливался» на пару часов, а потом заставлял себя вставать. Он делал домашние дела, общался с дочкой и женой, сидел за компьютером. Вроде бы ничего серьёзного, но даже от этого Сергей очень уставал. И когда приходило время снова идти на работу (причем в дневную смену), он чувствовал себя разбитым. Более того Сергей сам испугался насколько агрессивным он стал по отношению к семье.
Решение, конечно, оказалось элементарным – полноценно высыпаться после ночных смен. Внимание – перемены! У каждого из нас в жизни бывают переходные моменты: вступление в брак, рождение ребёнка, окончание института, переезд и т.д. Эти ситуации могут сильно сбивать с толку, и нужно время, чтобы приглядеться к ним и выработать новый стиль своей жизни. Всегда приступайте с установки «якорей», поймите, что на данный момент самое важное, и начните с этого.До рождения ребёнка Оля увлекалась очень многими вещами: подрабатывала репетитором, посещала танцевальную студию, любила вязать и часто встречалась с друзьями. В первый же месяц после родов Оля не успевала даже нормально поесть и принять душ, а все контакты с внешним миром ограничились короткими звонками маме. Оля очень переживала, что теперь превратится в глупую домохозяйку, и всё пыталась успеть хотя бы связать сыну пинетки. От этих неудачных попыток и недосыпов она очень вымоталась. А затем поняла, что в настоящий момент главное сохранить здоровье – собственное и ребёнка, т.е. нормально кушать, почаще гулять, побольше спать. Постепенно Оля вернулась ко всем своим прежним увлечениям. Непредсказуемость. Многие специалисты, особенно в сфере услуг, работают в обстановке высокой непредсказуемости (брокеры и трейдеры, врачи, менеджеры по сбыту и т.д.). Как с этим справиться? Читателю МирСоветов стоит попытаться оставить в своём расписании наряду с четко запланированными делами достаточно времени для непредвиденных задержек и экстренных вопросов. Это простой совет, который работает. Также стоит выделить промежуток времени, когда Вы сможете побыть с самим собой (включить автоответчик, попросить коллег подменить Вас).Алексей работает специалистом по страхованию жизни. Он обожает свою работу, т.к. она каждый день предполагает множество встреч с самими разными людьми, а он любит общаться, убеждать и искать подход к конкретному человеку. При этом Алексей заранее не знает, сколько встреч будет у него сегодня. К бумажной работе Алексей возвращается лишь в конце рабочего дня, и неизменно засиживается допоздна. Более того, к вечеру он уже забывает некоторые моменты, которые днём обсуждал с тем или иным клиентом, а это нужно отразить в договоре. И на следующий день ему приходится звонить и уточнять, что тоже является дополнительным временными тратами.  Неорганизованный партнёр. Иногда четкому исполнению всех наших планов мешает наше ближайшее окружение. Например, неорганизованный супруг, с которым Вы обустраиваете дом. Или недисциплинированные коллеги, от которых зависит результат и Вашей работы.
Самый главный совет здесь – не злиться на партнера, не таить обиду. Человека, с которым у Вас хорошие взаимоотношения, вполне можно обучить основным принципам тайм-менеджмента. Например, разъяснить подчинённому, как лучше планировать свой день. В остальных случаях необходимо попробовать просто договориться, т.е. объяснить, что вы движетесь к одной и той же цели, рассмотреть пути её достижения.На свой юбилей свадьбы Алла и Игорь пригласили гостей и решили к этому событию приурочить и ремонт на кухне. Самое главное, что требовалось от Игоря – выложить новую плитку вокруг рабочей зоны, сделать отделку потолка. Всё остальное (покупка материалов, поклейка обоев и декоративное оформление) ложилось на супругу. До прихода гостей было целых 1,5 месяца.
Алла за первые 4 дня заказала все необходимые материалы. Далее дело было за Игорем, но он никак не приступал. Когда до прихода гостей осталось 3 недели, нервы Аллы начали сдавать, она обвинила мужа в лентяйстве. На это Игорь парировал: «А ты-то, почему не клеишь свои обои? Успею ещё с этой плиткой», – и демонстративно хлопнул дверью.
Тогда Алла пошла другим путём. Она вызвала мужа на разговор и нарисовала перед его воображением картину, каким прекрасным будет их праздник и как гости будут восхищаться их новой кухней. Набросав на листе бумаги объем работ и необходимое для их выполнения время, получалось, что даже если каждый день заниматься ремонтом по 2 часа, они еле-еле успевают к торжеству. К тому же Алла не может приступить к своей части работы, пока не будет выложена плитка. Игорь прислушался к логическим доводам жены, и ремонт был завершен в срок. Личные психологические особенности и их влияние на планирование времени Если Вы уже освоили описанные выше методы, но всё ещё не находите времени для того, что Вам действительно важно, загляните в свою душу. Попробуйте разобраться в себе, возможно, Ваши проблемы с управлением временем, как это ни парадоксально, выгодны Вашим настоящим неосознанным стремлениям.
Рассмотрим типичные психологические препятствия, которые удерживают людей от полноценного управления своим временем и жизнью.
Вы не прояснили свои и приоритеты. Не имея перед собой четко сформулированных глобальных целей, Вы не можете ставить перед собой более мелкие цели и задачи, а значит, и не знаете, чем именно и в каких пропорциях должна быть заполнена Ваша повседневная жизнь.
Обычно мы ставим перед собой слишком туманные цели вроде «Хочу быть успешным и богатым, красивым и здоровым, иметь дружную семью и много друзей». Больше конкретики! Что значит именно для Вас ? Вырасти на работе до руководителя отдела или управляющего директора? А может для Вас успех – это не обязательно наличие материальных благ, и Вы предпочтёте публичную известность?
И ещё одно замечание – часто наши собственные устремления подменяются чужими целями, навязанными ещё в детстве.
Вам нравится работать на пределе своих возможностей. Вы оставляете всё на крайние сроки, чувствуете себя лучше всего в ситуации цейтнота, именно тогда Вы наиболее эффективны. Но зачем держать себя в постоянном стрессе?! Лучше заполнить свой график таким количеством интересных и сложных задач, чтобы и при выполнении «в срок» Вам жилось интересно.Юля – 100% холерик и очень деятельный человек, нагрузки среднестатистического менеджера ей маловато. И она всячески усложняет свою жизнь, чтобы почувствовать драйв. Например, она любит судиться с магазинами, оказавшими ей некачественный сервис. А ещё она постоянно опаздывает, даже вставая ни свет ни заря. По словам самой Юли, опаздывая на встречу, она чувствует прилив дополнительной энергии, а потом вбегает в офис к клиенту и сразу «берёт быка за рога». Если же ей удаётся прибыть вовремя, она быстро начинает скучать и весь необходимый для переговоров запал куда-то исчезает. Вы боитесь бездействия. Некоторые люди не любят оставаться без дела, это вызывает у них лишь негативные эмоции: тревогу, раздражение и даже чувство вины. Часть таких «трудоголиков» боятся остаться без дела, т.к. считают бездействие пустой тратой времени. Часть из них «держат марку», т.к. очень деятельные люди неизменно восхищают окружающих. И тем, и другим стоит тщательно сбалансировать свою жизнь и уделять внимание и работе, и семье, и развлечениям, и самосовершенствованию. Иначе они рискуют «сгореть на работе».
И ещё одна часть «вечных двигателей» просто боятся остаться наедине с самими с собой, ведь тогда появится время подумать над тем, о чём думать не хочется (например, о смысле собственной жизни или о несчастном браке, который пора разорвать).
Вам нравится жертвовать собой ради других. Возможно, Вы из тех людей, что живёт исключительно для других и задвигает собственные потребности на второй план. Вы гордитесь тем, что можете и готовы помочь каждому страждущему. Или просто не умеете говорить «нет». Из-за этого Ваши цели так и остаются только на бумаге. Научитесь и сами принимать помощь от окружающих и говорить при необходимости «нет».Придя на новое место работы, Люда очень хотела понравиться своим коллегам. Ей казалось, что никому из большого коллектива и дела нет до неё. А потому, когда одна девушка попросила о помощи в составлении отчета, Люда с радостью согласилась! После девушка Инна (а вслед за ней и другие коллеги) стала обращаться за помощью к Люде постоянно. Так Люда незаметно для самой себя значительную часть рабочего дня стала посвящать чужим обязанностям, и её личные дела пока не страдали лишь потому, что она взяла за правило задерживаться на работе на 2-3 часа. Вы боитесь неудачи. Психологи называют этот феномен «мотивом избегания неудач». Иногда страх перед возможным провалом настолько сковывает нас, что нам проще вообще ничего не делать. В данном случае часто может помочь честный ответ на вопрос «А что самого худшего может случиться со мной?». Кроме того, очень полезно научиться воспринимать неудачи как дополнительную возможность, как ещё одну ступень на пути к цели, а не как тупик.Американская писательница Дж. Моргенстерн даёт очень ценный совет по этому поводу: «…представляйте себя рассказывающим историю своей жизни на телевизионном ток-шоу или в интервью десять лет спустя или когда-нибудь своим внукам, вдохновляя окружающих своим рассказом о препятствиях, которые Вам приходилось преодолевать на своем пути к успеху». Вы боитесь успеха. В психологии есть и противоположное понятие «мотив избегания успеха». Да-да, многие подсознательно боятся достижения своих целей. Ведь, например, такая желанная руководящая позиция может в то же время означать отдаление от семьи, а также зависть друзей, которые добились в жизни гораздо меньше. Преодолеть данное препятствие можно, общаясь с другими успешными, на Ваш взгляд, людьми, это поможет прочувствовать атмосферу успеха и заразиться ею.
Вы боитесь нововведений. Это одна из разновидностей страха успеха: уклад жизни, который есть сейчас, устраивает Вас настолько, что Вы методично избегаете всего, что может его нарушить. Боязнь перемен можно преодолеть, если к достижению своих целей идти более размеренно, постепенно перестраиваясь и привыкая к новому в Вашей жизни.Милана, как любая нормальная женщина, очень радовалась предстоящему материнству, но её радость омрачали мысли о работе. Ей было страшно уходить в декретный отпуск, т.к. в её рабочем окружении считалось, что девушка, решившаяся на декрет, это потерянный для бизнеса человек. К тому же Милана не представляла, как она будет сидеть так долго в четырёх стенах. После родов девушке хотелось как можно быстрее вернуться на работу, она продолжала поддерживать связь с коллегами, читать профессиональную литературу. Однако материнские чувства возымели своё, и Милана решила не оставлять крошечного ребёнка на няню. Когда малышу исполнился год, она вдруг поняла, что уже настолько привыкла к теперешней своей жизни, своему графику, обустроенному быту и сложившимся привычкам, что теперь её страшил уже выход на работу.  Вы боитесь завершения. Некоторые люди постоянно работают сразу над несколькими проектами, перескакивая от одного к другому, редко доводя до конца хотя бы один из них. Они не получают удовольствия от завершения задачи. В таком случае читателям МирСоветов советую напоминать себе, что у Вас всегда будут новые возможности и новые проекты, что завершение одного из них означает лишь возможность взяться за другой.
Вы – перфекционист. Перфекционист – это человек, стремящийся к совершенству во всём. Если Вы по-перфекционистски относитесь ко всем задачам, что стоят перед Вами, Вы просто не сможете сделать всё, что задумали.
За потребностью делать всё в совершенстве часто скрываются потребности в одобрении и принятии. Или же это страх быть раскритикованным. Возможно, Вы выросли в семье, где твердили «Ты должен быть лучшим!» и очень огорчались, если среди годовых оценок была хоть одна «четвёрка».
Вы боитесь упустить вдохновение. Среди людей искусства и творческих профессий очень распространена любовь к беспорядку, они даже считают его источником собственного вдохновения. Однако беспорядочная профессиональная и личная жизнь приводит к сильнейшим стрессам. Стоит отметить, что выдающиеся писатели, художники и музыканты зачастую творили ежедневно в одно и то же время – причем вдохновение было каждый день самым разным.
Заглянуть в глубины своей души и любопытно, и страшно одновременно, но совершенно необходимо, если Вы хотите научиться эффективно управлять своим временем.
МирСоветов желает Вам реализации всех намеченных планов! Стройте жизнь, которая подарит вам радость и удовлетворение!
|
Лично я для организации личного времени и повышения личной эффективности использую LeaderTask. Он и личный помощник, и работать с ним очень просто, составлять планы, корректировать их, а самое главное что голова всегда свободна.
Также много информации есть на сайте программы www.leadertask.ru